Hvordan Fil pasientjournal i Texas sykehjem

The Texas Department of Human Services svært regulerer kontoradministrasjon og holder journalføring og arkivering under spesiell gransking gjennom Texas Administrative Code ( TAC ) . Tittel 40 , del 1 , adresser kapittel 19 av TAC sykepleie anlegget administrasjon . Som ikke fulgte fasiliteter ansikt risikoen for bøter, nedleggelse og enda påtale . Et anlegg administrator må utpeke , skriftlig , en klinisk poster veileder som bærer myndighet , ansvar og ansvarlighet for alle funksjoner i journalkontoret . Dette er hva du trenger
End - fanen filmapper
Fargekodede etiketter på
Vis flere Instruksjoner
en

omtale institusjonens retningslinjer og prosedyrer på posten taushetsplikt . Dette vil fungere som din guide når innlevering nye og arkiver . Dersom anlegget ikke har en skriftlig policy på posten konfidensialitet , må du lage og implementere en umiddelbart , som ledes av TAC 19,1912 .
To

Etablere en fil i - boksen og ut - boksen (beskyttet av poster ansatte) med en sign- out system . Dette systemet må tilby fullstendig sikkerhet og forhindre uautorisert tilgang til registrerte opplysninger , som kreves av TAC 19,1910 . ( To merkede skuffer på en uovervåket teller ikke kvalifiserer som en sikker in-box/out-box system . ) Tilgang til postene må kreve en legens ordre . Rekord alle legens ordre, samt alle fil aktivitet .
3

Bruk fargekodede etiketter for å gjøre filer lett å finne . Tildele visse farger til bokstavene i alfabetet og filen ved beboerens etternavn . For eksempel, alle A til C filer motta grønne etiketter, D til F har oransje etiketter , og så videre . Hvis anlegget ditt bruker en klinisk rekord nummersystem , bruke fargekodet metode til det og sende tilsvarende. (Green etiketter for arkiv 1200-1499 , oransje for 1500-1799 , etc. )
4

utpeke lagring for aktive og inaktive filer. Noen kontorer velger å bruke åpne hyller for aktive filer ( filer av nåværende beboere ) og skap lagringsplass for inaktive filer eller arkiver . TAC 19,1910 krever sykepleie anlegg for å beholde medisinske poster i fem år fra den dato som medisinske tjenester ende . Hvis anlegget ditt har omsorg for mindreårige , må deres poster holdes i tre år etter at beboeren har nådd lovlig alder i henhold til Texas lov .
5

Lag et ansikt ark for hver fil . Dette arket gir vanligvis grunnleggende informasjon om beboeren (navn , fødselsdato , romnummer , klinisk rekordmange , etc. ) samt en sjekkliste for dokumentasjon på at filen skal inneholde . Face ark varierer fra anlegget og er generelt overlatt til forvaltningsskjønn . Imidlertid krever TAC 19,1911 at alle ansikts ark oppgi navn , postadresse og telefonnummer til behandlende lege .
6

Monter filer samtidig som hver er utstyrt med tilstrekkelig informasjon til å identifisere og ta vare på den bosatt . TAC krever at en fil inneholder , på minimum, beboerens fulle navn , hjemme /postadresse , personnummer, helse forsikringskrav nummer , fødselsdato , og klinisk rekordmange ( hvis aktuelt ) . Anmeldelse TAC 19,1911 for alle krav til filinnholdet .
7

Shred eller brennes filer som du ikke lenger er nødvendig å beholde. Når du ødelegge en fil , må du dokumentere bosatt navn , klinisk rekordmange ( hvis det brukes ) , og Social Security-nummer , Medicare /Medicaid nummer , eller fødselsdato for de fastboende . Personen som disponerer filen må dato og signere dette dokumentet .