Når en klient ber om kopier av sin journal?

Når en klient ber om kopier av medisinske journaler, er det viktig å svare raskt og i samsvar med relevante lover og forskrifter, ofte referert til som lover om medisinsk journaltilgang. Her er noen trinn du må ta når du håndterer en slik forespørsel:

1. Bekreft forespørselen:

- Bekreft kundens forespørsel umiddelbart ved å sende en skriftlig eller muntlig bekreftelse innen tidsrammen spesifisert av gjeldende lover.

2. Bestem omfanget av forespørselen:

- Forstå tydelig hvilken informasjon klienten ber om. Spesifiser om forespørselen inkluderer alle medisinske journaler, spesifikke journaler eller journaler innenfor en bestemt datoperiode.

3. Sjekk autorisasjonen:

- Sikre at klienten har juridisk rett til innsyn i den etterspurte informasjonen. Dette krever vanligvis skriftlig tillatelse fra klienten, med mindre det er et gyldig unntak eller klienten handler på vegne av en annen person med passende juridisk status.

4. Vurder potensielle begrensninger:

- Finn ut om noen lover eller forskrifter pålegger restriksjoner på utgivelsen av spesifikke typer medisinsk informasjon, for eksempel psykiske helsejournaler eller journaler knyttet til rusbehandling.

5. Overhold tidsrammer:

- Overhold tidslinjene fastsatt av gjeldende lover for å levere de forespurte opplysningene. Vanlige frister varierer fra 10 til 30 kalenderdager fra datoen for forespørselen.

6. Oppgi postene:

- Utarbeide forespurte journaler på en sikker og konfidensiell måte. Rediger all sensitiv informasjon som ikke faller innenfor forespørselens omfang eller krever ytterligere autorisasjon for offentliggjøring.

7. Betale passende avgifter:

- Finn ut om det er gebyrer for å levere dokumentene, for eksempel kopierings- eller portokostnader. Sørg for at avgiftene overholder de tillatte grensene fastsatt av regelverket.

8. Oppretthold oversikt over forespørselen:

- Ta vare på en kopi av kundens forespørsel, autorisasjon og all kommunikasjon knyttet til journaltilgangsprosessen i en spesifisert oppbevaringsperiode.

9. Lær kunden:

- Gi klienten informasjon om rettigheter og valgmuligheter når det gjelder journalen deres, for eksempel muligheten til å endre uriktige opplysninger eller sende inn en klage dersom de føler at rettighetene deres er krenket.

10. Behandle innvendinger eller klager:

- Hvis klienten protesterer mot eventuelle redigeringer, gebyrer eller andre aspekter ved journaltilgangsprosessen, må du ta opp bekymringene deres umiddelbart og gi en klar forklaring. Vær forberedt på å tilby en klage- eller klageprosess som kreves av loven.

Husk at lover om tilgang til medisinske journaler varierer fra land til land og jurisdiksjon. Det er viktig å holde seg oppdatert med de spesifikke forskriftene som gjelder for din innstilling for å sikre overholdelse og gi kundene nøyaktig og rettidig tilgang til medisinsk informasjon.