Hva er pliktene og ansvaret til front office manager på sykehus?

1. Pasientregistrering og journalbehandling:

- Administrerer pasientregistreringsprosesser for å sikre nøyaktig og rettidig pasientinformasjon.

- Overvåker vedlikehold og oppdatering av pasientjournaler, og sikrer overholdelse av personvernforskrifter.

2. Avtaler og planlegging:

- Planlegger effektivt avtaler og koordinerer med medisinsk personell for å minimere pasientens ventetid.

- Håndterer kansellering eller endringer av avtaler, og sikrer jevn pasientflyt.

3. Forsikring og fakturering:

- Verifiserer forsikringsdekning, administrerer forhåndsgodkjenninger og håndterer faktureringsrelaterte henvendelser fra pasienter.

- Koordinerer med faktureringsavdelingen for å sikre raske og nøyaktige faktureringsprosesser.

4. Pasientkommunikasjon og -hjelp:

- Fungerer som første kontaktpunkt for pasienter og besøkende, gir bistand og informasjon.

- Håndterer pasienthenvendelser, klager og tilbakemeldinger, streber etter løsning og opprettholder pasienttilfredshet.

5. Kvalitetssikring:

- Implementerer kvalitetskontrolltiltak for å vurdere og forbedre resepsjonsdriften, for å sikre overholdelse av sykehusstandarder.

- Gjennomfører regelmessige revisjoner og evalueringer for å identifisere forbedringsområder i pasientbehandling og service.

6. Personaltilsyn og opplæring:

- Leder, motiverer og overvåker skrankepersonalet, og sikrer effektiv og høflig tjenestelevering.

- Gir opplærings- og utviklingsmuligheter for å forbedre personalets ferdigheter og kundeserviceevner.

7. Økonomistyring:

- Håndterer de økonomiske aspektene ved front office-driften, inkludert kontanthåndtering, innskudd og småpenger.

- Koordinerer med økonomiavdelingen for rapportering og avstemmingsformål.

8. Overholdelse av forskrifter:

- Sikrer overholdelse av helseforskrifter, personvernlover og sykehusretningslinjer.

- Implementerer protokoller for pasientkonfidensialitet og sikkerhet av journaler.

9. Kommunikasjon med medisinsk personell:

- Tilrettelegger for effektiv kommunikasjon mellom resepsjonen og medisinsk personell angående pasientankomst, testresultater og pasientstatus.

10. Krisehåndtering:

- Reagerer på nødsituasjoner og kriser, og sikrer sikkerhet og trivsel for pasienter og besøkende.

- Samarbeider med relevante avdelinger for å håndtere og dempe krisesituasjoner.

11. Fellesskapsforhold:

- Fungerer som et bindeledd mellom sykehuset og samfunnet, fremmer positive relasjoner og fremmer sykehusets tjenester.

12. Kontinuerlig forbedring:

- Søker aktivt muligheter for prosessforbedring og innovasjon for å øke pasientopplevelsen og operasjonell effektivitet.

13. Dataanalyse:

- Analyserer trender, mønstre og data relatert til front office-drift for å informere om beslutningstaking og ressursallokering.

14. Rapportering og dokumentasjon:

- Sammenstiller og sender inn rapporter om front office-aktiviteter, pasienttilfredshet og operasjonelle beregninger.

- Opprettholder nøyaktig dokumentasjon av alle frontoffice-transaksjoner og interaksjoner.

15. Personalplan og dekning:

- Administrerer personalplanlegging for å sikre tilstrekkelig dekning i rushtiden og sikrer jevne skiftoverganger.

16. Konfliktløsning:

- Løser og løser konflikter mellom pasienter, besøkende og ansatte, og fremmer en harmonisk og positiv atmosfære på sykehuset.