Hvilken type journal vil du ha arbeidsplasshendelser som involverer noen form for diskriminering?

For å effektivt administrere og undersøke hendelser på arbeidsplassen som involverer enhver form for diskriminering, er det viktig å opprettholde nøyaktige og omfattende journaler. Her er en liste over hvilke typer poster du vil ha:

1. Hendelsesrapport:

- En formell hendelsesrapport bør fylles ut av den personen som opplevde eller var vitne til diskriminering. Den bør inneholde detaljer som dato, klokkeslett, sted for hendelsen og en grundig beskrivelse av hva som skjedde.

2. Vitneforklaringer:

– Hvis det var noen vitner til den diskriminerende hendelsen, bør deres uttalelser registreres. Disse uttalelsene kan gi ytterligere perspektiver og støtte for den enkelte som sender inn rapporten.

3. Kommunikasjonsposter:

- Hold oversikt over all kommunikasjon relatert til hendelsen, inkludert e-poster, tekstmeldinger eller skriftlige notater. Disse kan være verdifulle for å etablere en tidslinje over hendelser og karakteren av diskrimineringen.

4. Fysiske bevis:

- Hvis det er fysiske bevis knyttet til hendelsen, for eksempel dokumenter, opptak eller skjermbilder, bør det samles inn og oppbevares.

5. Personaldokumentasjon:

- Opprettholde journal over alle handlinger utført av personalavdelingen som svar på hendelsen. Dette inkluderer eventuelle undersøkelser, intervjuer og disiplinære tiltak.

6. Retningslinjer og prosedyredokumenter:

- Ha kopier av selskapets retningslinjer og prosedyrer knyttet til diskriminering, trakassering og like ansettelsesmuligheter arkivert. Disse dokumentene viser organisasjonens forpliktelse til å forebygge og håndtere slike hendelser.

7. Treningsrekord:

- Hold oversikt over all opplæring gitt til ansatte om diskriminering, mangfold, inkludering og sensitivitet. Disse registreringene kan vise at organisasjonen er proaktiv i å forhindre diskriminering.

8. Juridiske dokumenter:

- Hvis hendelsen eskalerer til en juridisk sak, for eksempel et søksmål eller en etterforskning fra et reguleringsorgan, oppbevar all juridisk dokumentasjon knyttet til saken, inkludert rettskjennelser, forliksavtaler eller eventuelle funn fra etterforskning.

9. Korrigerende handlingsplaner:

- Hvis det iverksettes korrigerende tiltak som følge av hendelsen, for eksempel endringer i retningslinjer, prosedyrer eller disiplinære tiltak, dokumenter disse handlingene og deres utfall.

10. Konfidensialitetsavtaler:

- Hvis noen konfidensialitetsavtaler er signert av partene som er involvert i hendelsen, oppbevar kopier av disse avtalene.

Ved å opprettholde denne typen journaler kan organisasjoner sikre grundig dokumentasjon av hendelser på arbeidsplassen som involverer diskriminering, legge til rette for rettferdige undersøkelser og demonstrere en forpliktelse til å opprettholde et diskrimineringsfritt arbeidsmiljø.