Personen som er ansvarlig for å spore ufullstendige journaler er vanligvis en medisinsk journaltekniker eller en profesjonell helseinformasjonsbehandling (HIM). Disse personene er ansvarlige for å sikre at alle pasientjournaler er fullstendige og nøyaktige, og for å identifisere manglende eller ufullstendig informasjon. De kan også være ansvarlige for å følge opp tilbydere for å innhente manglende informasjon og for å opprettholde et system for å spore status for ufullstendige poster.
