Helse og Sykdom
1. Forstå deres roller og ansvar. Sertifiseringsansvarlige er ansvarlige for å sikre at staten kun betaler for varer eller tjenester som er mottatt og er i samsvar med kontrakten. Dette betyr at sertifiseringsansvarlige må ha en grundig forståelse av kontraktsvilkårene, samt gjeldende lover og regler.
2. Ha et system på plass for å bekrefte at varer eller tjenester er mottatt. Sertifiseringsansvarlige bør ha et system på plass for å bekrefte at varer eller tjenester er mottatt før de bekrefter fakturaen for betaling. Dette kan inkludere å kreve at leverandører skal fremlegge bevis på levering eller inspisere varene eller tjenestene selv.
3. Sørg for at varene eller tjenestene er i samsvar med kontrakten. Sertifiseringsansvarlige bør også sikre at varene eller tjenestene er i samsvar med kontraktsspesifikasjonene. Dette kan omfatte kontroll av kvaliteten på varene eller tjenestene, samt kvantiteten.
4. Få og gjennomgå all nødvendig dokumentasjon. Sertifiseringsansvarlige bør innhente og gjennomgå all nødvendig dokumentasjon før de bekrefter fakturaen for betaling. Dette kan inkludere fakturaen, kontrakten, innkjøpsordren og annen relevant dokumentasjon.
5. Hold oversikt over alle transaksjoner. Sertifiseringsansvarlige bør føre oversikt over alle transaksjoner, inkludert fakturaer, kontrakter, innkjøpsordrer og annen relevant dokumentasjon. Disse journalene bør oppbevares i en tidsperiode i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
Ved å følge disse trinnene kan sertifiseringsoffiserer bidra til å forhindre økonomisk ansvar og beskytte myndighetene mot økonomisk tap.