Helse og Sykdom
Velg en metode for poster holde som fungerer for din medisinske kontoret . Diskuter med alle avdelinger og kontorpersonale hvordan en sammenslåing av medisinske poster kan potensielt påvirke hver avdeling . Be om forslag på hva slags journalføring system ville fungere best for din medisinske kontor ( elektronisk , papir eller en kombinasjon ) .
To
Velg hvilke kontorets postene vil tjene som originalene , og som kontorets poster vil bli fusjonert inn --- hvis sammenslåing mer enn ett kontor eller avdeling . Den opprinnelige poster avdeling bør være den med den mest komplette informasjon . For eksempel er ikke alle pasienter som ses i en generell praksis også sett av en røntgenavdelingen , slik at allmennpraksis ville ha mer individuelle pasienter og flere poster per individ . I løpet av dette trinnet , bør du også bestemme hvilke pasient ID nummereringen systemet kommer til å bli brukt fremover .
3
Sett en tidsramme for når fusjonen må være komplett , og bestemme hvem som kommer til å være ansvarlig for å overvåke prosessen innenfor hver avdeling . Å ha en person fra hvert kontor eller avdeling tilsyn med resten av personell vil sikre en jevnere fusjon . Når du stiller inn en tid for fusjonen , bør hovedmålet være å avgjøre hvorvidt arbeidet vil bli fullført i løpet av eller etter arbeidstid , eller hvis kontoret vil være stengt i løpet av prosjektet , slik at du til slutt i en kortere tidsramme .
4
Velg og kjøpe programvaren du vil bruke til å opprettholde din journal informasjonen når den er slått sammen . Ordne for IT-støtte til å være på vakt under fusjonsprosessen for å hjelpe hvis det er nødvendig . Hvis du velger å bruke papirarkivering i stedet , kjøpe noen ekstra forsyninger du kanskje trenger for eksempel filmappe eller lagring hyller for å imøtekomme økningen i filstørrelser på grunn av fusjonen .
Komplett fusjonsprosessen
5
Gi de ansatte i henhold til prosessen du har valgt for å fullføre den medisinske poster fusjonen . Den beste prosessen for sammenslåing medisinske poster er å arbeide gjennom en avdelingens eller kontorets poster om gangen alfabetisk. Når ett sett med poster er inngått systemet ( inkludert pasientens grunnleggende informasjon ) , kan du begynne å flette resten av postene i papirfilereller skriv dem inn i systemet .
Seks legge inn nøyaktige pasientinformasjon er avgjørende for den totale fusjonsprosessen .
Begynn å legge inn pasient demografiske data i det nye systemet eller opprette nye mapper (hvis du bruker papirarkivering ) for hver pasient basert på det opprinnelige settet med poster du valgte å være ditt utgangspunkt i trinn 2 av § 1 . Når du kommer inn hver pasient inn i systemet , ser du den nye ID-nummer ( hvis aktuelt ) og foreta oppdateringer på pasientens grunnleggende demografisk informasjon .
7
sortere den opprinnelige sett av poster i kronologisk rekkefølge fra mest siste øverst til eldste på bunnen, hvis de er papirkopier . Hvis originalene er i elektronisk format , kan fusjonsprosessen være litt vanskeligere , avhengig av hvordan de elektroniske filene blir lagret . Hvis hver diagram notat ble lagret individuelt alt som kreves er å døpe filene å tilsvare den nye arkivsystem . Men hvis dine elektroniske filer er i større grupper eller én stor fil per avdeling , kan det være best å skrive dem ut og sortere dem på den måten .
8
Begynn å flette den sekundære filer til originalene . Begynn med en avdeling eller kontor om gangen og sortere hver enkelt pasients fil til det opprinnelige , igjen i datorekkefølge . Hvis du bruker papirarkivering , kan det være lurt å vurdere å benytte dokument flagg for å markere de ulike typer medisinske poster, dvs. lege notater , radiologi rapporter eller operative prosedyrer . Hvis du bruker elektronisk innlevering, lage et system for å navngi de dokumentfiler vil være nok.
9 Bytte til elektronisk innlevering kan være kjedelige , men kan være mer effektiv i det lange løp .
Skann hele den sammenslåtte filer til din data base eller , hvis du bruker papirarkivering , begynne å sortere dem i alfabetisk rekkefølge . Hvis du har valgt for elektronisk lagring , denne prosessen kan ha allerede blitt gjennomført i trinn 4 , hvis de ble lagret individuelt i elektronisk format til å begynne med .
Post Fusjon Oppfølging
10
Gjennomgå nye medisinske poster filsystemet med alle ansatte for å sikre at alle vet hvordan man nøyaktig bruke og vedlikeholde filene . Det kan være nyttig å også skrive opp en treningsmanual på hvordan du bruker det nye systemet som en referanse til nåværende og fremtidige ansatte .
11
Tren noen problemer med det nye systemet som de oppstår . Hvis du har valgt et elektronisk arkivsystem , holde jevnlig kontakt med programvaren for IT-tjenester for å få bort glitches eller for å planlegge programvareoppdateringer .
12
Fortsett å flette inn nye medisinske poster som ervervet . Det kan også være fordelaktig å gjennomføre en årlig poster purging prosedyren hvis du har valgt å beholde bare en viss tidsramme verdt av informasjon .