Helse og Sykdom
Som medisinsk assistent er håndtering av innkommende post en viktig del av ditt daglige ansvar. Her er noen trinn for å sikre effektiv og nøyaktig behandling av post:
1. Forberedelse :
- Sett opp et dedikert område for håndtering av post.
- Ha nødvendige forsyninger for hånden, som poståpnere, frimerker og et sorteringssystem (f.eks. mapper eller brett).
2. Vanlig sjekk :
- Sjekk postkassen eller det angitte postområdet regelmessig i løpet av dagen.
3. Innledende sortering :
- Når du mottar post, utfør en innledende sortering. Skill personlig post fra medisinsk praksisrelatert post.
4. Konfidensialitet :
- Håndtere all pasientrelatert post med største konfidensialitet. Oppretthold personvernet og sørg for at pasientinformasjon ikke er tilgjengelig for uautoriserte personer.
5. Prioritering :
- Prioriter posten etter dens betydning og tidsfølsomhet. Hastesaker kan trenge umiddelbar oppmerksomhet, for eksempel tidssensitive testresultater eller korrespondanse fra forsikringsselskaper.
6. Åpne Mail med forsiktighet :
- Åpne konvoluttene forsiktig, pass på at du ikke skader innholdet.
7. Gjennomgå innholdet :
- Gå nøye gjennom innholdet i hver post, inkludert eventuell medfølgende dokumentasjon eller skjemaer.
8. Dokumentdato og -klokkeslett :
- Noter datoen og klokkeslettet for mottak av posten i en sporingslogg eller en konvoluttpost. Denne dokumentasjonen blir en del av journalen.
9. Sorter og distribuer :
– Dersom posten er relevant for pasientenes journal, sorter den etter pasientenes navn eller kartnummer.
- Distribuer posten til aktuelle avdelinger eller ansatte basert på innholdet.
10. Behandle krav og erklæringer :
- Følg nøye med på medisinske krav, erklæringer og fakturaer. Videresend disse til faktureringsavdelingen eller den aktuelle personen som er ansvarlig for håndtering av økonomiske forhold.
11. Kommuniser med pasienter :
- Ved pasientkorrespondanse, se gjennom innholdet og avgjør passende handling. Hvis et svar kreves, sørg for å skrive og sende et svar i tide.
12. Rekordføring :
- Hold oversikt over all innkommende post, inkludert datoen mottatt, avsender og en kort beskrivelse av innholdet. Denne dokumentasjonen kan være nyttig for sporings- og oppfølgingsformål.
13. Oppfølging :
- Hvis noen dokumenter krever handling, initier passende oppfølgingstiltak, som å planlegge avtaler, sende henvisninger eller gi forespurt informasjon.
14. Sikker avhending :
- Kast eller ødelegg all ikke-essensiell post på riktig måte, spesielt post som inneholder sensitiv pasientinformasjon. Følg praksisens retningslinjer og prosedyrer for sikker avhending av dokumenter.
15. Hold deg oppdatert :
- Hold deg oppdatert med endringer i postforskrifter, personvernlover og eventuelle interne prosedyrer for posthåndtering.
Husk at nøyaktig og effektiv håndtering av innkommende post spiller en avgjørende rolle for å gi pasientbehandling av høy kvalitet og opprettholde en jevn funksjon av medisinsk praksis.